En ocasiones es posible reducir el coste económico del equipo de mantenimiento cuando se trata de nuevo personal, pero si se mantiene total o parcialmente el equipo del cliente la reducción de costes se notará unos meses más tarde. En el mantenimiento industrial la reducción de costes no es tan evidente ni rápida como en la externalización de otros departamentos, pero supone un factor diferencial a partir de los 6 meses, cuando:

• Se comienzan a notar los resultados de las tareas de mantenimiento sobre las máquinas, optimizando su tiempo de actividad y recuperando la confianza en ellas
• Se rediseña el plan preventivo y se implanta una nueva metodología de trabajo que deriva en la optimización del equipo de mantenimiento, mientras se aprovechan las sinergias, las nuevas tecnologías, la especialización de la formación y la automatización de las tareas

Los costes fijos pueden convertirse en costes variables gracias a la externalización que permite convertir la actividad de mantenimiento a la modalidad de pago por uso. El coste se convierte en variable dependiendo de las necesidades reales de la instalación.

Siempre que se mantengan las condiciones contractuales, el precio será invariable durante la vida del contrato, por lo que resulta más sencillo tener una visión clara y detallada del coste a la hora de diseñar el presupuesto de mantenimiento.

La externalización ayuda a las empresas a reducir los gastos iniciales, ya sea en el nacimiento del negocio o al crear un nuevo departamento. En el caso del mantenimiento, un nuevo equipo supone un desembolso elevado de selección y contratación, formación, equipos de protección individual, formaciones específicas, herramientas, maquinaria, etc. Externalizar permite una menor inversión inicial para comenzar la actividad y supone mayor liquidez para otras partes del negocio.

Del mismo modo, delegar ciertas actividades en un proveedor externo permite también ahorrar en la inversión en infraestructuras o tecnología. Un ejemplo de esto son los sistemas de gestión de mantenimiento, llamados GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador), que permiten la completa gestión del mantenimiento de una planta. Es habitual que el proveedor del servicio implante su propio GMAO, salvo que el cliente lo tenga estandarizado e interno por algún motivo.

Derivado de que la inversión inicial es mejor, el retorno de inversión (ROI) del capital invertido en la actividad es más rápido y mucho más atractivo, mejorando la perspectiva del proyecto de externalización para todos los stakeholders y validando mucho más rápido el modelo de negocio al menor coste posible.

El personal interno supone entre un 30% y un 35% de impuestos laborales sobre su salario bruto, asociados a las nóminas. En el caso de externalizar la actividad los impuestos se trasladan como IVA soportado al 21%, también deducibles en su totalidad, y no se acumulan los costes de indemnización por posible despido del trabajador.

Externalizar supone, directamente, disponer de nuevas habilidades y capacidades del personal. Habilidades específicas como la dirección de personas, la gestión del cambio o la organización de las tareas, ayudando incluso al personal interno a priorizar.

La externalización también permite disponer de recursos adicionales cuando son necesarios y ayuda a mejorar la flexibilidad del equipo de trabajo. En el mantenimiento, puedes acceder rápidamente al conjunto de técnicos del proveedor, mejorando la cobertura temporal y geográfica sin esfuerzo, ya que los empleados temporales no siempre cumplen con las expectativas. Dispondrás de un equipo y una empresa especializada en esa área de actividad.

Además, el personal externo suele producir un impacto positivo en el resto de departamentos del cliente y en su clima laboral, debido a su especialización, profesionalidad y método de trabajo.

La subcontratación ayuda a las empresas a centrarse en su negocio pues permite liberar recursos internos (humanos y financieros) y dedicarlos a otras actividades donde aporten más valor.

En general, se suelen externalizar las actividades non-core del negocio y el mantenimiento, aunque es una función muy importante, no suele ser core en el negocio y es habitual que no se tenga experiencia previa. Delegar estas funciones en un proveedor externo permite al equipo interno centrar su atención, su conocimiento y experiencia en las actividades propias del negocio, generadoras de ingresos.

Ese menor tiempo de gestión y dedicación de los recursos propios les libera para otras actividades como mejorar la calidad del producto o servicio, la marca, la reputación, la investigación y el desarrollo, etc.

Encontrar buen personal técnico es un gran reto y es necesario estar buscando y seleccionando constantemente, lo que supone un gran coste. Uno de los aspectos más beneficiosos de la externalización es poder elegir una empresa o un equipo especializado en un área concreta de actividad, como el mantenimiento. En ese momento, como ya se ha comentado, accedes al equipo técnico del proveedor, durante el tiempo que necesites, con sus habilidades, conocimiento y experiencia.

De hecho, estas empresas especializadas, suelen cubrir transversalmente diferentes industrias y sectores de actividad, con la posibilidad de aplicar sinergias entre ellos.

Dado que el nuevo equipo de mantenimiento no pertenece al cliente, éste no es responsable de su formación, capacitación o administración. Esa responsabilidad es del proveedor externo.

Supone, por tanto, menos tareas de recursos humanos propios (publicación de ofertas, selección, entrevistas, contratación, gestión, despido, etc.). Además, al tratarse de perfiles técnicos muy especializados, el personal de recursos humanos suele necesitar de segundas entrevistas o filtros técnicos con personal de producción o dirección, para validar a los candidatos desde el punto de vista técnico.

Todas esas tareas recaen ahora en el proveedor y se liberan los recursos humanos propios para centrarse en su personal interno, a la vez que disminuye la necesidad de colaboración con empresas de selección o de trabajo temporal y se fortalece el organigrama interno.

Los costes variables derivados de la externalización ayudan a disminuir la incertidumbre ante el mercado, mientras que la especialización reduce considerablemente la tasa de rotación del personal técnico. Esto resulta positivo no solo para el mantenimiento en sí, sino también para los empleados del cliente y la imagen del departamento de mantenimiento a nivel general. Está demostrado que la especialización resulta en menores tasas de rotación e incluso de absentismo.

Apostar por una externalización a largo plazo aporta continuidad y mejora la gestión de los riesgos propios de la actividad. Esto ocurre porque se traslada parte del riesgo empresarial al proveedor, principalmente, en aspectos relacionados con temas financieros, sociales, organizativos o tecnológicos.

De esta manera, si la actividad cae, el cliente puede disponer de un menor coste asociado y será el proveedor externo quien deba redimensionarse y adaptarse en función de los cambios de actividad, todo ello, según se describa en el contrato de colaboración.

La productividad se mide como el cociente entre la producción obtenida y los medios utilizados en la misma. Cuanto más y mejor funcionen las máquinas, mayor será la productividad de la planta. Invertir en mantenimiento es aumentar la productividad de las máquinas y, por tanto, sacarle un mayor rendimiento a tu negocio.

La maquinaria industrial supone una elevada inversión y no nos podemos permitir que estén inactivas de un modo no planificado por la producción. Reducir el tiempo de inactividad supone cumplir con los programas de fabricación y con los compromisos con los clientes. ¿Qué coste económico tiene una planta o un área productiva parada por una avería imprevista en una máquina?

Uno de los objetivos de toda externalización del mantenimiento debe ser reducir significativamente el tiempo de inactividad no planificada de las máquinas, lo que aumenta la productividad empresarial y reduce considerablemente los costes operativos.

Cada vez más la calidad juega un papel fundamental en el mundo empresarial por lo que debemos centrarnos en mejorar los estándares y optimizar los resultados de cualquier proceso. Un parque de máquinas en buenas condiciones y bien ajustado, unido a la especialización del equipo de mantenimiento, asegura mejores resultados y estándares de calidad.

Además, esa mejora de la calidad y la confianza en las máquinas supondrá una mejor valoración interna del departamento de mantenimiento, que tendrá mayor credibilidad y seguridad.

Un aspecto muy importante de toda externalización es la flexibilidad que supone. No es solo adaptarse a las necesidades cambiantes del cliente o del mercado, sino también disponer de la metodología, la experiencia y la capacidad técnica y de gestión de todo el nuevo equipo o su organización. Aprovechar la experiencia de estos profesionales especializados a la hora de aportar soluciones para mejorar el rendimiento de las máquinas es un aspecto esencial a la hora de externalizar con éxito.

La externalización también deriva en una mayor innovación interna. Al reducir los costes de la producción y optimizar los tiempos de trabajo derivados de una mayor eficiencia de las máquinas, se liberan recursos internos para innovar y lanzar nuevos proyectos que permitan al cliente diferenciarse y mejorar su posición en el mercado tan competitivo que vivimos.

Al mejorar el desempeño del negocio, la calidad de los productos y la satisfacción de los clientes, el cliente está preparado para expandir su modelo de negocio y seguir creciendo en el mercado con una mayor competitividad. Contar con un proveedor externo, un socio tecnológico que se encarga de las máquinas, facilita la escalabilidad y el crecimiento, junto con la posibilidad de contar con recursos adicionales en el momento preciso. De hecho, a la hora de crecer, es más barato ampliar un equipo externo que si el equipo es interno.

En muchos casos, cuando el mantenimiento se realiza con personal interno, se suele actuar más en el correctivo que en el preventivo y, además, en caso de avería, los técnicos deben interrumpir otras actividades para atender la incidencia.

Cuando se externaliza el mantenimiento, el equipo se centra completamente en las máquinas. Tanto si es un mantenimiento preventivo o correctivo, la prioridad es cumplir la planificación preventiva, atender las máquinas y sacar adelante la producción de la planta. Esto asegura que el mantenimiento se complete de manera más rápida, oportuna, con más eficiencia y con un alto nivel de calidad.

A nivel general, la externalización ayuda a las empresas a gestionar mejor, e incluso a acelerar, los procesos de cambio internos, es decir, puede cambiar y adaptarse a sus necesidades y a las necesidades del mercado más rápidamente.

Desde el punto de vista del mantenimiento ocurre lo mismo. Todos tenemos cierta resistencia a los cambios y, al externalizar, un nuevo equipo y/o una nueva forma de hacer las cosas se implanta. Se comienza a hacer las cosas de un modo distinto para obtener resultados distintos, con personas nuevas que no sufren los anclajes al pasado que puedan existir en el cliente.

Cuando el personal interno se puede centrar más en el negocio, es posible explotar las fortalezas internas, mejorar las debilidades y, sobre todo, detectar y aprovechar mejor las oportunidades que puedan surgir. Contar con un proveedor externo de confianza con el que compartir las necesidades y las experiencias, permite obtener nuevos conocimientos y habilidades para obtener mejores resultados rápidamente.

Cuando se externaliza, el servicio debe medirse en base a una serie de indicadores que se hayan definido en contrato o que se vayan incorporando poco a poco al mismo. A partir de la estandarización y de la definición e implantación de estos indicadores, se obtienen datos fiables y comparables para comprobar el estado de la instalación.

Dentro del mantenimiento es muy importante centralizar la información y explotarla convenientemente a través de un GMAO, adaptado al cliente, para conocer el estado real de los activos y poder analizarlos y mejorarlos.

El mantenimiento industrial evoluciona constantemente y en los próximos años se van a producir muchos cambios derivados de la digitalización, el Internet de las cosas (IoT), la expansión de la Industria 4.0 y la democratización del acceso a los sistemas de mantenimiento predictivo.

Si dispones de un buen socio de mantenimiento, éste estará al día de todos los avances necesarios y te guiará para poder aprovechar todas esas innovaciones que, en general, acaban mejorando la calidad y reduciendo los costes operativos.

El nivel de competencia actual, ha llevado a las empresas a la necesidad de la mejora continua de sus procesos operativo y de su mantenimiento. Disponer de un proceso sistemático de la mejora continua no solo aumenta la calidad sino que genera la necesidad progresiva de un menor número de recursos, optimizando los costes.

Si externalizas y el proveedor del servicio dispone, además, de ingeniería propia se puede ahorrar mucho tiempo y dinero en la implantación de estas mejoras en las máquinas, puliendo la imagen del departamento de mantenimiento ante el resto de departamentos o clientes internos.